Pricacy beleid

 

Bij Divine Soul vind ik jouw privacy belangrijk. Wanneer je contact met mij opneemt, een sessie boekt, een intakeformulier invult of deelneemt aan een activiteit van Divine Soul, kan ik persoonsgegevens van je verwerken.

In dit privacybeleid leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik deze nodig heb, hoe ik ermee omga en welke rechten je hebt.

Ik verwerk persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Divine Soul is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Divine Soul
E-mail: info@divine-soul.nl
Website: www.divine-soul.nl

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop ik met jouw gegevens omga? Dan kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Welke gegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je met Divine Soul contact hebt.

Dit kan onder andere gaan om:

  • voor- en achternaam;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • gegevens over een geboekte afspraak of deelname aan een evenement;

  • betaal- en factuurgegevens;

  • communicatie die je met mij voert via e-mail, WhatsApp, Instagram of andere communicatiekanalen;

  • informatie die je zelf met mij deelt tijdens een sessie of consult;

  • gegevens die je invult in het intakeformulier;

  • gegevens die nodig zijn voor het plannen en uitvoeren van een afspraak.

Wanneer je een intakeformulier invult, kan je informatie delen over lichamelijke of psychische omstandigheden, medicatie of andere gezondheid gerelateerde informatie.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden door de AVG extra beschermd. Ik vraag deze informatie uitsluitend wanneer deze relevant is om een sessie zo zorgvuldig en passend mogelijk te kunnen begeleiden.

Je hoeft geen informatie te delen die niet relevant is voor jouw sessie.

3. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik gebruik jouw persoonsgegevens alleen voor zover dit nodig is voor mijn dienstverlening.

Ik kan jouw gegevens gebruiken voor:

  • het maken en beheren van afspraken;

  • het bevestigen en wijzigen van afspraken;

  • het organiseren van deelname aan live evenementen en groepsactiviteiten;

  • het uitvoeren van sessies en andere diensten;

  • het verwerken en administreren van betalingen;

  • het versturen van praktische informatie over jouw afspraak of deelname;

  • het beantwoorden van vragen en berichten;

  • het onderhouden van contact met jou;

  • het bijhouden van mijn administratie;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • het verbeteren van mijn dienstverlening wanneer dit op een rechtmatige manier gebeurt;

  • het versturen van een nieuwsbrief wanneer je je hiervoor hebt aangemeld.

Ik gebruik jouw gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij dit wettelijk is toegestaan of noodzakelijk is voor een ander gerechtvaardigd doel.

4. Op welke grondslag verwerk ik jouw gegevens?

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerk ik jouw gegevens op basis van:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer je een sessie, consult of evenement bij Divine Soul boekt, heb ik bepaalde gegevens nodig om de afspraak of deelname te kunnen uitvoeren.

Wettelijke verplichting
Sommige gegevens moet ik bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor mijn financiële administratie.

Gerechtvaardigd belang
In bepaalde situaties kan ik gegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Divine Soul, bijvoorbeeld voor een goede administratie of communicatie, waarbij ik rekening houd met jouw privacybelangen.

Toestemming
Wanneer toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketing of het ontvangen van een nieuwsbrief, vraag ik hier vooraf om. Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende regels onder de AVG. Deze gegevens worden daarom alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige uitzondering en wettelijke grondslag bestaat.

5. Intakeformulier en gezondheidsgegevens

Voor bepaalde sessies gebruik ik een intakeformulier via Google Forms.

In dit formulier kunnen vragen worden gesteld over bijvoorbeeld lichamelijke of psychische omstandigheden, medicatie en andere informatie die relevant kan zijn voor de sessie.

Deze informatie wordt alleen gebruikt om de sessie zo zorgvuldig en passend mogelijk te kunnen voorbereiden en begeleiden.

Omdat gezondheidsgegevens extra privacygevoelig zijn, ga ik hier zorgvuldig mee om en beperk ik de verwerking tot wat noodzakelijk is voor het doel waarvoor de informatie wordt gevraagd.

Ik gebruik deze informatie niet voor marketingdoeleinden.

6. Met wie deel ik jouw gegevens?

Ik verkoop jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Om Divine Soul goed te kunnen laten functioneren, maak ik gebruik van verschillende externe diensten. Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Afhankelijk van de dienst die je gebruikt, kan het bijvoorbeeld gaan om:

  • JouwWeb – voor het hosten en beheren van mijn website;

  • Google Forms / Google – voor mijn intakeformulieren;

  • Google Calendar – voor het plannen en beheren van afspraken;

  • Mollie – voor betalingen via onder andere iDEAL;

  • Knab – voor mijn zakelijke bankrekening en financiële administratie;

  • Tikkie – wanneer je via Tikkie betaalt;

  • e-maildiensten – voor communicatie en het versturen van berichten;

  • WhatsApp – wanneer we via WhatsApp communiceren;

  • Instagram – wanneer je via Instagram contact met mij opneemt.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienst of verwerking.

Waar nodig worden afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

7. Communicatie via WhatsApp en Instagram

Wanneer je ervoor kiest om via WhatsApp of Instagram contact met Divine Soul op te nemen, worden jouw berichten en de daarbij behorende gegevens verwerkt door deze platforms.

Ik gebruik deze kanalen voor communicatie rondom afspraken, vragen en mijn dienstverlening.

Ik heb geen controle over de manier waarop WhatsApp of Instagram zelf met persoonsgegevens omgaan. Voor informatie over hun verwerking van persoonsgegevens verwijs ik naar hun eigen privacybeleid.

Wanneer je zeer gevoelige informatie wilt delen, kun je er ook voor kiezen om dit niet via social media te doen.

8. Betalingen

Voor betalingen kan ik gebruikmaken van iDEAL via Mollie, Tikkie of een bankoverschrijving naar mijn zakelijke Knab-rekening.

Voor de verwerking van betalingen kunnen bepaalde gegevens, zoals je naam, betaalgegevens en transactiegegevens, worden verwerkt.

Deze gegevens worden verwerkt voor het uitvoeren van de betaling, mijn administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Mollie verwerkt bij betaaltransacties persoonsgegevens onder meer voor het uitvoeren van betalingen, fraudepreventie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

9. Google Calendar

Ik gebruik Google Calendar om afspraken met klanten te plannen en mijn agenda bij te houden.

In mijn agenda kan informatie worden opgenomen die nodig is om een afspraak te herkennen en te plannen, zoals je naam, de datum en het tijdstip van de afspraak en eventueel het type afspraak.

Ik probeer hierbij zo min mogelijk persoonlijke of gevoelige informatie in de agenda zelf op te nemen.

10. Cookies

De website van Divine Soul wordt gehost via JouwWeb. JouwWeb maakt gebruik van functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren. Deze cookies zijn niet bedoeld om bezoekers individueel te volgen.

Voor deze noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming nodig.

Wanneer op de website gebruik wordt gemaakt van diensten van derden die niet-noodzakelijke cookies kunnen plaatsen, zoals analysetools, video's, Google Maps of andere externe inhoud, kan dit leiden tot het plaatsen van aanvullende cookies. In dat geval wordt de privacyverklaring hierop aangepast en wordt, waar dit wettelijk verplicht is, vooraf toestemming gevraagd.

Divine Soul probeert het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken zoveel mogelijk te beperken tot wat noodzakelijk is voor het goed functioneren van de website.

11. Nieuwsbrief

In de toekomst kan Divine Soul een nieuwsbrief gaan versturen.

Wanneer je je hiervoor aanmeldt, gebruik ik jouw e-mailadres om je de nieuwsbrief en eventueel andere vooraf aangekondigde e-mailcommunicatie te sturen.

Aanmelden voor de nieuwsbrief is vrijwillig.

Je kunt je op ieder moment weer uitschrijven via de afmeldmogelijkheid in de nieuwsbrief of door contact met mij op te nemen.

Je e-mailadres wordt niet zonder geldige grondslag aan andere partijen verstrekt voor hun eigen marketingdoeleinden.

12. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij ik wettelijk verplicht ben om gegevens langer te bewaren.

Voor mijn financiële administratie gelden wettelijke bewaartermijnen. Gegevens die onderdeel zijn van mijn administratie en waarop een wettelijke bewaarplicht van toepassing is, bewaar ik gedurende de daarvoor geldende termijn.

Andere gegevens, zoals communicatie of intakegegevens, bewaar ik niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

De exacte bewaartermijn kan daarom per soort persoonsgegeven verschillen.

Ik controleer mijn persoonsgegevens periodiek en verwijder gegevens wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden is om ze te bewaren.

De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en dat organisaties hun bewaartermijnen moeten kunnen onderbouwen.

13. Hoe bescherm ik jouw gegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Ik probeer daarbij onder andere:

  • alleen gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn;

  • toegang tot persoonsgegevens te beperken;

  • zorgvuldig om te gaan met intakegegevens en andere gevoelige informatie;

  • gebruik te maken van beveiligde verbindingen en systemen waar mogelijk;

  • persoonsgegevens niet onnodig te delen;

  • gegevens te verwijderen wanneer deze niet meer nodig zijn.

Omdat geen enkel systeem volledig veilig kan worden gegarandeerd, kan ik absolute veiligheid niet beloven.

14. Worden jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Voor sommige diensten die ik gebruik, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer dit het geval is, moet de betreffende dienstverlener voldoen aan de daarvoor geldende regels voor internationale doorgifte van persoonsgegevens.

Omdat ik gebruikmaak van externe diensten zoals Google, Meta/Instagram en andere digitale dienstverleners, kan dit afhankelijk van hun dienstverlening en technische inrichting van toepassing zijn.

Ik zal mijn privacybeleid aanpassen wanneer mijn gebruikte diensten veranderen.

15. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kunt onder bepaalde voorwaarden:

  • vragen welke persoonsgegevens ik van je verwerk;

  • vragen om jouw gegevens te corrigeren;

  • vragen om jouw gegevens te verwijderen;

  • bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;

  • vragen om beperking van de verwerking;

  • vragen om jouw gegevens over te dragen wanneer dit recht van toepassing is;

  • eerder gegeven toestemming intrekken.

Een verzoek kun je sturen naar:

info@divine-soul.nl

Om jouw privacy te beschermen, kan ik bij een verzoek vragen om informatie waarmee ik kan controleren of het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is.

Ik probeer verzoeken binnen één maand te beantwoorden. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan de wettelijke termijn onder voorwaarden worden verlengd. In dat geval laat ik je dit weten.

De Autoriteit Persoonsgegevens bevestigt dat mensen onder andere recht hebben op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van hun persoonsgegevens.

16. Klacht over de verwerking van jouw gegevens

Heb je een vraag of klacht over hoe ik met jouw persoonsgegevens omga? Neem dan eerst contact met mij op via:

info@divine-soul.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet volgens de privacywetgeving worden verwerkt.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Ik kan dit privacybeleid aanpassen wanneer mijn dienstverlening, werkwijze of de geldende wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie van het privacybeleid staat altijd op de website van Divine Soul.

Ik raad je daarom aan om dit privacybeleid af en toe opnieuw te bekijken.

18. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid, jouw persoonsgegevens of de manier waarop Divine Soul met jouw gegevens omgaat?

Neem dan contact op via: